Minsk, Februar 2009

Liebe Freunde und Freundinnen

Wir danken Ihnen allen recht herzlich für die erfolgreiche aber auch oft anstrenge Zusammenarbeit und möchten die Vorbereitung der Erholungsprogramme 2009 angehen.

Liebe Partner, wir wollen Ihnen jetzt die wichtige Information für die Vorbereitung der Aktion mitteilen, um unnötige Bemühungen und mögliche Missverständnisse in unserer weiteren Kommunikation zu vermeiden. Hier sind die offiziellen Anforderungen und Hinweise der deutschen Botschaft in der Republik Belarus, der Bildungs- und Gesundheitsministerien, des Departements für humanitäre Hilfe der Republik Belarus aufgelistet. Für jede durch unsere Organisation ausreisende Gruppe müssen wir die Ausreisegenehmigungen von diesen Einrichtungen bekommen, deswegen sind die unten beschriebenen Verordnungen streng zu beachten.

Wir bitten Sie die Zusammenstellung der Kindergruppen und besonders den Auswahl der Betreuer nach folgenden Anweisungen vorzunehmen:  

Text des Einladungsschreibens

1. Die große Bitte von uns wäre, die Einladungen rechtzeitig zu schicken (2 Monate vor der Abreise der Gruppe). Wenn einige Namen noch nicht bekannt sind, schicken Sie die Einladung ohne diese Namen, teilen Sie bitte aber unbeding die genaue Anzahl der Eingeladenen mit. (Die mit dem Stempel und Unterschrift bestätigte Liste mit den weiteren Namen reicht es uns dann per Fax zu schicken.)
Manchmal treten in den Einladungen unvorhergesehene Korrekturen auf, weshalb die Berechtigung dieser und weiteres Zuschicken per Post einige Zeit in Anspruch nimmt. Ausserdem müssen wir laut Ihren Einladungen die Eltern rechtzeitig zu benachrichtigen, damit einige für die eingeladenen Kinder die Pässe ausstellen lassen. Die Anfertigung der Pässe dauert bei uns ca einen Monat.  

2. Wir bitten Sie uns immer mindestens ZWEI Exemplare der Einladung auf dem Postwege zuzusenden. Die Einladung muss folgende Angaben enthalten:

• Aufenthaltstermine (Achtung: die Einladung muss den Tag der Abfahrt aus Belarus und den Tag der Ankunft in Belarus beinhalten! Man darf sich auf dem Territorium der Republik Polen nur mit gültigem Schengen-Visum aufhalten.),
• Anzahl der Kinder und Betreuer;
• Ziel des Aufenthaltes (Erholung);
• Satz über die Kostenübernahme laut den §§ 66, 67 und 68 des Aufenthaltsgesetzes, zB.: „Alle anfallenden Kosten für Reise, Unterkunft, Verpflegung und Krankenversicherung werden von uns gemäß §§ 66, 67, und 68 des Aufenthaltsgesetzes übernommen.“
• den Ort des Aufenthaltes der Kinder (Gastfamilien oder gemeinsames Wohnen – wo genau? – oder gemischt: Gastfamilien und gemeinsames Wohnen).

Bestätigung der sanitären Normen (beim gemeinsamen Wohnen)

3. Wenn die Kinder alle zusammen in einem Erholungsheim oder Pensionat während des ganzen Aufenthaltes oder auch nur teilweise (wenn auch nur 3-5 Tage) unterbracht sind, so benötigen wir UNBEDINGT die Bestätigung, dass die sanitären und hygienischen Normen der Räume, in denen Kinder untergebracht sind, den offiziellen Anforderungen entsprechen. Diese Bestätigung muss vom Gesundheits- oder Hygieneamt (oder dafür zuständigen Institution) ausgestellt werden. Dieses Dokument (laut den Verordnungen des Departementes) ist im Laufe von EINEM Jahr seit dem Datum der Ausstellung gültig (vom vorigen Jahr ist es schon ungültig). Diese Bestätigung müssen wir dem Departement für humanitäre Tätigkeit der Republik Belarus vorlegen, um die Genehmigung für die Ausreise der Gruppe zur Erholung nach Ausland zu bekommen. Wir bitten Sie, uns dieses Dokument gleichzeitig mit der Einladung der Gruppe zuzusenden.

Weitere uns nötige Unterlagen und Informationen

4. Vor der Abreise der Gruppe (nicht später als vor einer Woche) bitten wir Sie uns per Fax, per e-mail oder rechtzeitig per Post die Kopie der Versicherung der Gruppe zu schicken, weil die Bestätigung der Versicherung der Eingeladenen für unterwegs auch notwendig ist.

5. Falls Ihre Gruppe nicht mit der Bus der Stifung zur Erholung fährt, bitten wir Sie uns (wenn möglich zusammen mit der Einladung, oder auch per e-mail) mitteilen, mit welchem Transportmittel und welcher Fahr(Flug)gesellschaft die Gruppe transportiert wird.

Begleitpersonen (Ausbildung, Alter, Anzahl)

Laut den Verordnungen des Bildungsministeriums von der Republik Belarus:

6. dürfen die Kindergruppen von den folgenden Personen begleitet werden:

• die Personen, welche die vollendete pädagogische Ausbildung haben und als Lehrer tätig sind; (die Studenten des 4. oder 5. Studiengangs der pädagogischen Ausbildung dürfen als zusätzliche (zweiten oder dritten) Betreuer die Kindergruppe nur im Sommer begleiten, diese dürfen es aber nicht im Laufe des Schuljahres);
• die Personen, welche medizinische Ausbildung haben;

7. Die Personen, welche junger als 20 Jahre und älter als 65 sind, dürfen die Kinder nicht begleiten. (Solche Personen dürfen nach privater Einladung mit der Gruppe im Bus/Zug mitfahren, wir werden gerne bei der Erledigung ihrer Ausreiseformalitäten behilflich sein.)

8. Wenn die Kinder in einem gemeinsamen Raum unterbracht sind, so ist für je 10 Kinder mindestens ein Betreuer erforderlich. Wenn die Kinder in den Gastfamilien unterbracht sind, so dürfen nicht mehr als 25 Kinder auf einen Betreuer kommen. (Solcherweise muss die Gruppe aus 26 Kinder von 2 Betreuern begleitet werden.)

Kinder (Alter)

Laut den Verordnungen des Bildungsministeriums von der Republik Belarus:

9. dürfen die Kinder, die junger als 7 Jahre alt für den Tag der Abreise zur Erholung oder die alter als 13 Jahre alt für den Tag den Ankunft in Belarus nach Erholung sind, NICHT ausreisen. (Solche Kinder dürfen nach privater Einladung mit der Gruppe im Bus/Zug mitfahren, wir werden gerne bei der Erledigung ihrer Ausreiseformalitäten behilflich sein.)

Visa (Kosten, Verpflichtungserklärungen etc)

10. Als "notwendig" betrachtet die Botschaft im Regelfall eine Begleitperson je 15 Kinder, mindestens aber zwei Begleiter/innen pro Gruppe. In begründeten Fällen kann auch eine höhere Anzahl von Begleitpersonen gebührenfreie Visa erhalten. Zusätzliche Visa kosten 60€.

11. Die deutsche Botschaft ist berechtigt, über den Anzahl der Betreuer der Kindergruppe selbt zu entscheiden. Das bedeutet, dass die Visa für jede Begleitperson pro 15 Kinder UNBEDINGT erteilt wird.  Wenn die Anzahl der Begleiter Ihrer Gruppe höher ist, kann die Botschaft von der beliebigen erwachsenen Person in der Gruppe eine private Einladung d.h. Verpflichtungserklärung fordern. In diesem Fall muss die Gastfamilie (die Ansprechperson der Initiative) solche Verpflichtungserklärung beim örtlichen Ausländeramt ausstellen lassen. Der Ausländeramt fordert nicht, in der Verpflichtungserklärung die genauen Termine des Aufenthaltes anzugeben. Man darf einfach einen bestimmten Zeitraum angeben, in dessen Rahmen der Besuch geplant ist (zB. innerhalb 3 Monate). In einer Verpflichtungserklärung darf mehr als 1 Person eingetragen werden. Die Höhe der Gebühr für die Verpflichtungserklärung hängt von der Anzahl der eingetragenen Personen nicht. Sie beträgt die Summe von 25,00 Euro. Die ausgefertigte Verpflichtungserklärung ist der jeweiligen erwachsenen Person an die persönliche Postadresse zuzusenden. In solchen Fällen müssen die Eingeladenen die Visa bei der Botschaft persönlich beantragen.

Ausser dem Original der Einladung müssen die privat eingeladenen Personen die Kopie der Versicherung dabei haben, wenn sie im Ausland für den Zeitraum des Besuchs versichert sind; oder man kann die Versicherung hier in Minsk (direkt an der deutschen Botschaft) bezahlen.

Wenn persönlich eingeladene erwachsene Personen die Visa erhalten, dürfen sie ungestört in unserem Bus zusammen mit den Kindern reisen. (Wir bitten nur darum, uns die Gesamtanzahl Ihrer Passagiere im Bus rechtzeitig mitzuteilen).

12. Wenn Sie denken, dass für Ihre Gruppe eine größere Anzahl von Begleitern erforderlich ist, so bitten wir Sie, im Text der Einladung diese Notwendigkeit der deutschen Botschaft detailliert und ausführlich zu erklären. Die Erklärung der Angaben und Verantwortlichkeiten jeder einzelnen Betreuer und der aussergewöhnlichen Situation in Ihrer Initiative wird von der Botschaft bei der Visumentscheidung mit Rücksicht genommen.

Übernachtung in Polen – Hotelunterbringung

13. Wir meinen, dass die Zwischenunterbringung der Kinder im Hotel in Polen unterwegs zu den Erholungsorten im Sommer 2009 8,00 Euro pro Person kosten wird. Wenn es keine andere Möglichkeiten der Vorbezahlung des Hotels vorhanden sind, bitten wir die Betreuer der Gruppen, die Unterbringung im Hotel selbst zu bezahlen. Und wir bitten Sie auch darum, den Begleitpersonen die bezahlte Summe zu erstatten.  

Liebe Freunde!
Wir hoffen sehr, dass Sie den oben genannten Punkten besondere Aufmerksamkeit geben und wir stehen Ihnen natürlich immer gerne für alle weiteren Fragen und Präzesierungen zur Verfügung. Solcherweise hoffen wir, dass unsere gemeinsamen Bemühungen effektiv und erfolgreich sein werden.

Hochachtungsvoll,
Olga Daschkewitsch
Mitarbeiterinnen der Stiftung „Den Kindern von Tschernobyl“